Autor: Santosh Kumar

Hace unas semanas, varias personas esperaron durante horas, en la fría madrugada, la apertura del primer Starbucks en Oviedo, mi ciudad, lo que demuestra el éxito transnacional de un modelo que une el concepto de cafetería con el de lugar de encuentro social que ofrece espacios acogedores, música tranquila y wifi.

Casi al mismo tiempo, dos hombres negros, mientras esperaban a un amigo para tomar algo, eran arrestados en otro Starbucks, en Filadelfia, porque habían pretendido usar el baño sin pedir antes una consumición.

La detención se convirtió, en solo unas horas, en un problema gigantesco para la reputación y el valor de la compañía. Como en tantos otros casos similares, la situación fue develada por un cliente que estaba en la cafetería, quien filmó con su móvil cómo los agentes de policía hablaban con dos hombres negros que estaban sentados a una mesa, los esposaban y se los llevaban detenidos, mientras otros clientes les explicaban que esos dos hombres no estaban haciendo nada incorrecto. El impacto en los medios fue inmediato en todo el mundo y millones de personas se preguntaron si esta situación se hubiera dado con dos hombres blancos. Un ejemplo de manual de cómo una acción errónea de un empleado, amplificada por las redes sociales, puede convertirse en una complicación mayúscula para cualquier organización global ya que pone en evidencia su vulnerabilidad.

El CEO de Starbucks reaccionó, inusualmente, de forma rápida lamentando lo ocurrido y dijo: “El vídeo es muy duro de ver y no representa ni los valores ni la misión de nuestra marca«. Además, pidió reunirse con los detenidos y tomó la decisión de cerrar un día de este mes las 8.000 cafeterías de la firma en Estados Unidos. El objetivo fue reforzar el entrenamiento en valores y cultura que, obviamente, no había funcionado, pues Starbucks incluye en su página web frases como: “Estamos comprometidos con defender una cultura que valora y respeta la diversidad, puesto que es uno de nuestros principales valores; la diversidad está integrada en todo lo que hacemos”.

¿Hasta qué punto esta reacción o la moda de promover declaraciones de valores en las compañías es genuina o sólo una estrategia de marketing?

Desde mi punto de vista, cerrar las cafeterías una tarde para un entrenamiento es insuficiente para lograr una transformación sostenible de la cultura de una compañía.

La cultura corporativa es una especie de “caja negra” que, mal concebida o implementada, puede generar incentivos para comportamientos que nos lleven al desastre.

En realidad, hoy, una cultura fuerte y saludable es parte del valor de la empresa, pues ayuda a desarrollar una ventaja competitiva difícil de imitar. Y esa transformación solo se logra definiendo y desarrollando comportamientos, procesos y símbolos alineados con los objetivos y valores declarados públicamente, lo cual ocasiona una menor incidencia de conductas no éticas, incluidos el abuso, el robo y el fraude.

Estas transformaciones, aunque se pueden hacer de forma rápida, llevan más tiempo que un taller de una tarde.

Adicionalmente, crece la cantidad de clientes y accionistas que prefieren hacer negocios con empresas que aplican políticas sostenibles y conscientes, lo cual les brinda un valor público más alto que el que perciben las empresas que no lo hacen.

La paradoja es que el precio del incumplimiento es mucho mayor para aquellas organizaciones que, como Starbucks, hacen de su ética una bandera, pues cuando fallan, incurren en incoherencias flagrantes con el coste añadido que eso supone.

En el tiempo incierto, complejo y conectado en el que vivimos, es una prioridad para las organizaciones y empresas alinear, de forma consistente, su estrategia de negocio o de acción con un comportamiento y un liderazgo sostenibles.  El costo de no hacerlo comenzará antes de la pérdida medible de ganancias. El primer precio que se pagará es en reputación, credibilidad y en el valor percibido de la marca por parte del público.

Que se lo pregunten a Volkswagen, OXFAM o Wells Fargo, que, al igual que a Starbucks, también les toca su taza de café más amarga por el comportamiento impropio de algunos de sus miembros.

Cómo dominar el arte del alto rendimiento en un mundo VUCA.

¿Cómo se hace para desarrollar un equipo de alto rendimiento frente a la disrupción de la industria y la volatilidad del mercado? En el mundo actual, las empresas deben reinventar quienes son y por qué existen para seguir siendo relevantes. A este fin, los líderes y sus equipos necesitan desarrollar su capacidad de liderar con seguridad y tomar rápidas decisiones frente a la ambigüedad y la incertidumbre.

Muchos equipos luchan por brindar resultados consistentes y colaborar en forma eficaz bajo esta presión cuando la tensión aumenta. Para sobrellevar este estrés, la gente controla o le echa la culpa a los demás, evita las conversaciones difíciles o estalla para encontrar alivio y así las relaciones sufren. Otras personas luchan contra el agotamiento, la ansiedad o el agobio, lo cual impacta sobre la productividad, la creatividad y el bienestar. Para hacer las cosas aún más desafiantes, estos tipos de entornos requieren una gran confianza entre los miembros del equipo en un momento en el que el desarrollo individualizado y las conversaciones culturales en general no tienen prioridad.

Como coach ejecutiva y consultora cultural, dedico una gran cantidad de mi energía al desarrollo de líderes y equipos conscientes dentro de las empresas. Los equipos son quienes impulsan el rendimiento de una empresa. La mayoría de las empresas reconocen el vínculo entre el rendimiento del equipo y los resultados del negocio pero no tienen muy claro que es lo que se necesita para alcanzar un alto rendimiento en un mundo VUCA. Estas son algunas de las formas en que los líderes conscientes desarrollan sus equipos:

 

Cambiar la conciencia individual por la conciencia del equipo.

Los equipos más exitosos operan desde el espectro pleno de consciencia. Entienden que son parte de un sistema y conocen y tienden a satisfacer las necesidades (físicas/emocionales) y motivaciones (significado/hacer la diferencia/atender a todos los grupos de interés) del grupo, manteniendo la conciencia de las interdependencias e interconexiones y manejando hábilmente estas tensiones. La investigación llevada a cabo en la última década demostró la ventaja de la toma de decisiones en grupo incluso sobre la decisión de la persona más inteligente del grupo. Pero la excepción a esto es cuando el grupo no es armónico o no tiene capacidad para cooperar. En este último caso, se ven afectadas la calidad y la velocidad en la toma de decisiones.

La diferencia importante entre los equipos efectivos y los equipos ineficaces radica en la inteligencia emocional y social del grupo (la consciencia del equipo). Los equipos tienen su propia inteligencia emocional. Ésta se compone de la inteligencia emocional de sus miembros individuales más una competencia colectiva del grupo. La inteligencia emocional permite a los miembros individuales del equipo lidiar con sus propias respuestas internas, estados de ánimo y estados mentales. La inteligencia social informa cómo entendemos e interactuamos con los demás. Los líderes con un alto dominio emocional son efectivos porque actúan de modo tal que las personas a su alrededor se sienten más capaces. Son capaces de manejarse en forma efectiva en situaciones de estrés y ambiguas (presencia bajo presión).

Si un miembro del equipo comienza a colapsar bajo presión, otros miembros del equipo pueden ayudarlo a recuperarse mediante el mantenimiento de un estado mental positivo (mentalidades aprendiz y protagonista) y tratar el error o equivocación como una oportunidad de aprendizaje en vez de frustrarse con los reproches y críticas. Esto también podría incluir la creación de una consciencia para el miembro del equipo a través del intercambio de observaciones constructivas sobre el impacto de la persona en el grupo y en los resultados de negocio. Si el equipo se une con la persona en un espiral negativo, se intensificará el juicio y el estado emocional que anticipará el colapso en el rendimiento colectivo.

 

Tener una misión clara que genere un propósito compartido poderoso y un aporte significativo.

Cuando no se tiene presente la claridad de la misión y un propósito superior, los equipos pierden el foco y luchan por mantenerse a flote frente a los desafíos del negocio y del mercado. Conocer tus aspiraciones y asumir las responsabilidades de las cuestiones importantes resulta clave para la ejecución sostenible y para encontrar un significado más profundo del desafío. Esto requiere hacer preguntas tales como: ¿Por qué existimos? ¿Cuál es nuestro propósito compartido? ¿Qué queremos lograr realmente?

Definimos al propósito compartido como una forma única de prestar servicios al mundo. Esto define por qué existes como grupo, lo cual debe expresarse con claridad, consistencia y constancia como parte de la cultura de tu equipo. Esto incluye entender que es lo que hace que el trabajo tenga sentido para cada persona de tu equipo y sea un catalizador que inspira y empodera a los miembros del equipo a expresar plenamente sus dones y talentos para cumplir la misión.

 

Concentrarse tanto en lo “hard” (estructura) como en lo “soft” (comportamiento y cultura) para lograr el éxito sostenible.

Simplemente, esto significa que el equipo tiene procesos, roles y estructuras claros para lograr su misión “hard” (estructura) y un énfasis sólido en la dimensión humana del negocio “soft” (comportamiento y cultura). Enseñamos un modelo mental llamado Tres Dimensiones del Éxito el cual ayuda a mantener el equilibrio de este enfoque. Los resultados excepcionales y sostenibles surgen de la integración de tres dimensiones esenciales:

Asegúrate de que tu iniciativa de innovación esté conectada con tu cultura.

El hecho de que estés realizando una gran inversión en el desarrollo de competencias de innovación y en una rápida adaptación, generalmente se debe a una de estas dos razones:

  • Estás detrás de la curva en una industria de crecimiento lento o te encuentras en una posición de crecimiento lento en el mercado y necesitas ponerte al día y adaptarte rápidamente.
  • O te encuentras en una empresa de alta velocidad y alto crecimiento, tratando de mantener la agilidad, el impulso y la velocidad para adaptarte y liderar el mercado.

En cualquiera de estas situaciones, SI estás realizando una inversión en innovación para sostener tu misión y alcanzar tu “siguiente nivel” de la estrategia comercial, ENTONCES querrás proteger esa inversión y obtener un retorno satisfactorio de la innovación.

Ambos escenarios requieren de una rápida adaptación frente a circunstancias cambiantes. La mayoría de los líderes sólo toman consciencia de su cultura cuando tienen que adaptarse a algo (tal como lo diría Edgar Schein); de lo contrario, solo está ahí.

La innovación está completamente relacionada con la adaptación (y la mejora de los cimientos del nivel actual), por lo que deberá sortear importantes desafíos culturales, dependiendo de qué parte de su cultura actual sea constructiva. Una cultura constructiva permitirá a la empresa adaptarse en forma proactiva y sobresalir en un mercado cambiante (en lugar de simplemente sobrevivir).

Mida su cultura inicial para luego poder medir la mejora.

No necesitas realizar una evaluación para confirmar que no eres innovador. Necesitas información útil que te ayude a comprender mejor por qué y cómo la cultura de tu empresa (y/o el clima de tu empresa) te está ayudando o te está reteniendo. La cultura y el clima siempre hacen ambas cosas: siempre son AMBAS cosas.

Necesitas el resultado de la evaluación para ayudar a brindar un lenguaje común y una medida común junto con una visión respecto de cómo las dinámicas culturales se muestran de manera diferente en los equipos, grupos y lugares. Es más eficaz combinar los esfuerzos del grupo o equipo con un modelo de cultura validado y confiable de modo tal que el equipo tenga visibilidad de los detalles (más allá de lo anecdótico) para ser más accionable y útil para la cultura.

La cultura se construye y se modifica a través del aprendizaje compartido y la experiencia mutua. El resultado de la evaluación se utiliza (el primer día) para involucrar a la empresa en el aprendizaje compartido ya que se relaciona con la conexión entre la cultura y el rendimiento de la empresa.

No necesariamente debe ser una encuesta, pero necesitas algún tipo de modelo probado que una los puntos, de manera similar al que está detrás de la encuesta de cultura estratégica (es decir, el modelo circunflejo OCI/OEI), que puede colaborar para darte una más sólida y precisa comprensión, dimensionalización y distinción de la cultura de modo tal que puedas intervenir de una manera diferente a la que solías hacerlo.

Todas las demás encuestas que realizas (por ejemplo, encuestas de compromiso, moral) sólo brindarán un beneficio limitado de “unión de puntos” y por lo tanto sólo ofrecerá oportunidades marginales de mejora de la cultura.

Una cultura innovadora es el nuevo estándar mínimo para la mejora del desempeño.

La innovación es necesaria para superar los desafíos de la cultura interna y del mercado externo que puedan existir. Cuanto más la innovación sea una parte natural de la cultura, más eficaz será una empresa para mantener o mejorar el desempeño en un mercado cambiante.

La cultura no solo “se come a la estrategia en el almuerzo”: la cultura se come TODO.

La cultura es el motor único y sustentable del desempeño. Queremos que nuestra cultura sea cada vez más innovadora (por ejemplo, empresarial, adaptable, ágil, colaboradora, creativa) de modo tal que podamos hacer frente a todas las demandas de un mercado cambiante.

Tu cultura siempre está ayudando y reteniendo el desempeño de maneras únicas; siempre.

Abordar la innovación como un viaje, no como un proyecto.

La innovación es un viaje de aprendizaje en la medida en que la empresa desarrolla normas o “reglas no escritas” que forman parte de la cultura y modifica aspectos del clima de trabajo (sistemas, estructuras, enfoques de liderazgo, etc.) para apoyar el cambio.

El viaje debería ser una serie de fases o prototipos de negocios. La empresa está enfocada en uno o más resultados específicos que la innovación debe ayudar a lograr. Podría ser el crecimiento, una experiencia mejorada del cliente u otra prioridad importante.

Evaluamos la cultura y el clima de trabajo para comprender cómo nos ayudarán a alcanzar el resultado que necesitamos y cómo retrasarán los resultados o el progreso.

Capturamos las “enseñanzas clave” de la evaluación como un aporte que nos servirá para revisar o refinar nuestras estrategias de innovación respecto de una prioridad específica de modo tal de aumentar radicalmente la probabilidad de éxito.

Parte de la planificación consiste en involucrar al resto de la empresa de nuevas formas para acelerar los resultados en el área prioritaria. Se necesita una gran cantidad de disciplina y consistencia, pero casi siempre resulta en un desempeño acelerado en el área objetivo.

Luego capturamos lo que aprendimos en la fase inicial de mejora como un aporte para la siguiente fase, que puede tratarse de la misma prioridad de desempeño o de una diferente. Este proceso de aprendizaje continuo es parte del viaje y ayuda a acelerar la innovación y la eficiencia en cada fase.

También combinamos este enfoque de mejora en la participación en el trabajo y ejecución (o prototipo de negocios) con el desarrollo de las personas (en forma individual o conjunta), comenzando con los líderes superiores. El liderazgo necesita y quiere entender cómo puede estar involuntariamente reforzando el estado actual.

Nos referimos a esto como el enfoque “doble hélice” de la cultura. Respaldamos a la empresa con el entrecruzamiento de prototipos en forma simultánea entre estos dos frentes:

  • Un hilo de la hélice impulsa el aprendizaje compartido y los resultados tangibles (indicadores principales) de la prioridad del negocio (ejecución).
  • El otro hilo representa el desarrollo (transformación) de los líderes y gerentes.

Ambos son necesarios para un cambio de cultura efectivo, para la innovación sustentable y para la mejora del desempeño.

Si el cambio cultural es difícil para ti, entonces lo estás haciendo mal.

Comienza con inteligencia; no “sólo comienza”.
Es más fácil comenzar cuando se ha diagnosticado con precisión la brecha cultural y se puede alinear alrededor de un caso accionable de cambio “DE – A”.

Empieza por cosas pequeñas; no “por grandes cosas”.
La realidad es que una empresa no necesita comprender todo el viaje para comenzar. El trabajo inicial para definir el objetivo y la necesidad de una innovación mejorada puede combinarse con un exhaustivo trabajo de evaluación y planificación y completarse en 90 días o menos.

Comienza rápido; no “pises el freno”.
Es ideal combinar el enfoque de “inicio rápido” con un plan de desarrollo de liderazgo de modo tal de combinar la transformación personal con la innovación y la transformación de la empresa, tal como lo analizamos en la analogía de la “doble hélice”. Deberías esperar ver resultados significativos y mensurables en seis meses o menos, pero el cambio de cultura sostenible obviamente lleva más tiempo.

Comienza fuerte; no “vayas solo”.
Comunícate con nosotros para hablar sobre tu innovación y cultura únicas. Cada viaje es diferente, pero los principios para conectar la cultura, la innovación y el desempeño son los mismos. Este es un dominio especializado en las mejores prácticas emergentes y efectivas con las que todos los ejecutivos necesitan ayuda. Tienes la responsabilidad de pedir la ayuda adecuada. La innovación y el cambio son más fáciles cuando tú y tu equipo aprenden a minimizar el sufrimiento innecesario y el daño permanente (que resultan de hacerlo mal). Cuando logres resolver esto por ti mismo ya será tarde. No elijas aprender esto de manera difícil.

 

Este artículo fue producido en colaboración con Tim Kuppler de Human Synergistics.

Los tiempos han cambiado. Los últimos 20 años trajeron aparejados tantos cambios como los 50 años anteriores en forma combinada. Este cambio cada vez más rápido creó nuevos desafíos para la empresa moderna actual. ¿Lo sientes? Este nuevo contexto o “nueva normalidad” se caracteriza por algo que los expertos han llamado, “Vivir en un mundo VUCA”.

VIVIR EN UN MUNDO VUCA

Las características de este nuevo mundo VUCA (por su sigla en inglés) son volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad. Sumemos a esto dos fuerzas crecientes: la “velocidad” que impulsa la necesidad de rapidez, y la  “transparencia” que impulsa una necesidad de contar con comunicaciones más efectivas, y comencemos a observar como el entorno en donde se produce la gestión del proyecto ha cambiado drásticamente respecto de cómo era hace solamente una pocas décadas atrás. Esta nueva normalidad afecta la forma en que los gerentes de proyecto toman decisiones, planifican, gestionan riesgos, gestionan cambios y resuelven problemas. ¿Cuándo fue la última vez que alguien te dijo, “Tómate tu tiempo” o “No te preocupes, alguien más lo resolverá?” ¡Exactamente!

En el mundo VUCA actual, los gerentes de proyecto no deben limitarse únicamente a recibir información sino también a involucrarse en la actividad de liderazgo, desde la organización de las planillas de cálculo a la gestión del personal y sus múltiples opiniones, y no deben limitarse solamente a realizar actividades de seguimiento sino también convertirse en socios de negocio que entienden lo que es importante para sus clientes, ayudan a prever los riesgos, proponen soluciones y cuestionan el enfoque de sus clientes con el fin de maximizar la efectividad. En definitiva, lo que los clientes quieren puede resumirse en una sola palabra como diría Larry the Cable Guy, “Hagámoslo”.

SIETE CAPACIDADES DE GESTIÓN DE PROYECTOS CONSCIENTES

A continuación se describen siete capacidades de gestión de proyectos conscientes que se aplican en el mundo VUCA actual. ¿Cuentas con todas ellas? De no ser así, es momento de empezar a trabajar al respecto.

  1. LIDERAZGO

En la actualidad, los gerentes de proyecto (o project managers) necesitan liderar y gestionar equipos, establecer una clara visión, obtener aceptación, motivar a los equipos, entrenarlos, inspirarlos y resolver conflictos de manera efectiva. Sin buenas capacidades de liderazgo, las personas y los equipos pueden sentirse desmotivadas y agotarse, lo que afecta la calidad y el cronograma de un proyecto. Para evitar esto, la gestión de proyectos actual requiere habilidades de liderazgo desarrolladas que ayudan a los gerentes de proyectos a liderar tanto en forma estratégica como operativa.

Desde una perspectiva estratégica, los gerentes de proyecto necesitan entender la propuesta de valor de negocio del proyecto y luego ser capaces de comunicarla en forma efectiva a los flujos y equipos de trabajo. Deben poder explicar claramente la función del flujo de trabajo y su aporte al proyecto en el contexto de la propuesta de valor deseada para la empresa.

Dado que los proyectos avanzan a gran velocidad y son cada vez más complejos, es importante lograr la aprobación de las personas y equipos tanto en posiciones estratégicas de alto nivel así como el compromiso para realizar tareas más tácticas. Esto requiere sensibilidad, empatía y claridad, todas esenciales para el autoconocimiento, la inteligencia emocional y el desarrollo de habilidades de liderazgo. Esto significa sensibilidad frente a las necesidades del negocio para garantizar la alineación; empatía por los flujos de trabajo, sus requisitos y carga de tareas de modo tal de balancear la carga de los equipos en forma eficaz; y claridad respecto de la dirección, riesgos, hitos y planes de mitigación de modo tal de maximizar el tiempo y los recursos. En conjunto, la sensibilidad, empatía y claridad crean aprobación.

Una vez conseguida la aprobación, el gerente de proyecto necesita hacer uso de las capacidades de liderazgo para motivar, entrenar e inspirar a las personas y equipos a través de los altibajos, éxitos y contratiempos en la implementación del proyecto. A lo largo del camino, surgirá el conflicto. Los gerentes de proyecto con sólidas capacidades de liderazgo son expertos en manejar y resolver conflictos con respeto y honestidad, lo que hace que todas las partes tengan un mayor compromiso con la tarea y el equipo.

El liderazgo es una competencia central de los gerentes de proyecto actuales. Al aprovechar las habilidades de liderazgo, la autoconciencia y la inteligencia emocional, los gerentes de proyecto fomentan la aceptación de los participantes mientras que a su vez se profundiza la confianza y se resuelven conflictos entre múltiples actores.

  1. COMUNICACIONES

Tal vez más que cualquier otra habilidad, las comunicaciones pueden hacer o deshacer un proyecto. Pueden ser fuente de una profunda alineación y sincronización entre las partes móviles de un proyecto complejo, o pueden ser fuente de ambigüedad, confusión, dirección incorrecta y suposiciones descontroladas.

Las habilidades de comunicación de los gerentes de proyecto de hoy en día deberían permitirles establecer una sólida relación con los flujos y equipos de trabajo y ser abiertos y participativos a través de las interacciones. Una relación y un compromiso más profundos permiten a los gerentes de proyecto lograr una mayor confianza con los distintos flujos de trabajo, lo que a su vez hace más desafiante su pensamiento y los hace responsables frente a los compromisos de una manera más efectiva.

Además, los gerentes de proyecto deben ser claros y concisos en cuanto a su capacidad de comunicar por qué, qué, cómo y cuándo deberían ocurrir las cosas. Saben cómo utilizar los datos y la información basada en hechos para comunicar riesgos y desafiar los flujos de trabajo a través de un mensaje claro y contextualizado. Los grandes comunicadores saben cómo llegar al punto en forma eficaz y a su vez generar el compromiso. Pero la comunicación es sólo la mitad de la habilidad de comunicación requerida para la gestión de proyectos de hoy en día. Escuchar activamente es la otra mitad.

La capacidad de escuchar activamente incluye saber escuchar las palabras que se dicen. También incluye una capacidad más profunda para leer el lenguaje corporal, el tono y el significado implícito. Requiere verificar de forma anticipada las propias suposiciones e inferencias en las discusiones de modo tal de asegurarse de que todas las partes involucradas entiendan lo mismo al mismo tiempo.

La comunicación y la escucha son habilidades vitales de la gestión de proyectos en el complejo entorno laboral actual como lo es cualquier otra capacidad tradicional de gestión de proyectos. Saber escuchar de manera activa y comunicarse en forma clara y concisa ayuda a lograr los objetivos del proyecto y a su vez construir una relación con los grupos de interés clave.

  1. NEGOCIACIONES

Al igual que las comunicaciones, las habilidades de negociación requieren entender las relaciones y los intereses de los grupos de interés. Sin embargo, más que en el caso de las comunicaciones, la negociación requiere capacidades y técnicas específicas para ayudar a las personas a moverse desde posiciones superficiales hacia posiciones de interés donde pueda encontrarse un terreno común.

Además, los gerentes de proyecto deben contar con conocimientos políticos para manejar las comunicaciones e interacciones entre los múltiples flujos de trabajo y los actores, a fin de implementar las soluciones. Esto, a su vez, requiere de un compromiso concreto y de habilidades para reunir a las personas para resolver la reasignación continua de recursos, los cambios en las actividades de los flujos de trabajo y la gestión de los límites de un proyecto mediante la modificación de los plazos.

Todos los proyectos requerirán consenso y compromiso. Las habilidades de negociación son fundamentales para lograr ambos. Las habilidades de negociación aceitan el cronograma de las actividades, la asignación de recursos y la modificación de los plazos.

  1. GESTIÓN DE RIESGOS

La mejor habilidad para una gestión de riesgos eficaz es la experiencia. Los gerentes de proyecto necesitan saber que podría salir mal y tener la humildad de preguntar a los demás. A menudo, los gerentes de proyecto quedan atrapados en el acto de informar y exigir, sin la flexibilidad necesaria para involucrar a otros y solicitar su opinión sobre los riesgos potenciales desde el principio. De hecho, los riesgos a veces pueden considerarse importantes pero no urgentes y esto puede llevar a los gerentes de proyecto a una falsa sensación de confort.

El riesgo puede ocurrir a nivel macro y micro de un proyecto. Los riesgos pueden asociarse con las personas, la falta de conocimiento en las áreas requeridas, los contratistas, la secuencia, los plazos y recursos, por nombrar solo algunos. Pero los riesgos también pueden existir al nivel de la actividad del flujo de trabajo debido a las mismas variables mencionadas y por ser parte de una actividad más pequeña dentro de un flujo de trabajo. El riesgo puede ser subestimado con más facilidad, y volver más adelante para crear problemas más grandes en el futuro.

La evaluación de riesgos solo resulta valiosa si también se consideran y desarrollan planes para mitigar el riesgo. A nadie le gustan las sorpresas, y la función del gerente de proyecto es minimizar las sorpresas mediante la previsión de los riesgos, la comunicación de su impacto potencial y la entrega a los grupos de interés de planes que mitiguen el impacto negativo.

Los gerentes de proyecto actuales son tan exitosos como lo es su capacidad de gestionar el riesgo. Para tener éxito, la gestión de riesgos exige experiencia y conocimiento. Los grandes gerentes de proyecto siempre buscan ambas cosas tanto respecto de ellos mismos como de los demás.

  1. EXPERIENCIA EN LA MATERIA

La gestión de proyectos actual es cada vez más compleja. Requiere que los gerentes de proyecto profundicen en el negocio al que sirven así como en los flujos de trabajo que gestionan. Los gerentes de proyecto no necesitan ser expertos en todas las cuestiones, pero cuanto más inmersos están en el tema de cada flujo de trabajo y del negocio al que atiende el proyecto, más pueden prever los riesgos potenciales, desafiar la efectividad de las actividades del flujo de trabajo y entender dónde debe ponerse el foco.

  1. PENSAMIENTO CRÍTICO

Los gerentes de proyecto necesitan analizar la información y sopesar los pros y contras y a su vez evaluar la capacidad de respuesta de las personas. La velocidad y complejidad de los proyectos actuales exigen una mayor capacidad para pensar críticamente, ya que las cuestiones e implicancias que se deben considerar muchas veces abarcan múltiples grupos y ocurren en entornos de trabajo matriciales.

Los grandes pensadores críticos tienen la capacidad de identificar desafíos de flujos de trabajo individuales e integrados y de proponer soluciones. Pueden gestionar los flujos de trabajo del proyecto en el contexto de la propuesta de valor que brinda el proyecto/iniciativa general y proponer soluciones que respalden los objetivos comerciales del proyecto.

  1. GESTIÓN DE REUNIONES

Las reuniones son la actividad que más acerca a los gerentes de proyecto con sus grupos de interés. Debido a su frecuencia, la mala gestión de las reuniones puede llevar a desconfiar de los gerentes de proyecto e incluso los líderes de los flujos de trabajo podrían evitar su participación en ellas. Si bien es una habilidad aparentemente obvia, muchos gerentes de proyecto tienden a “improvisar” en las reuniones y no las aprovechan para generar confianza y abordar los problemas más importantes que impactan en el proyecto en un momento dado.

Los gerentes de proyecto actuales deben saber cómo llevar a cabo reuniones efectivas con un claro objetivo, resultados deseados y agendas. Los gerentes de proyecto deben saber cómo administrar los tres tipos diferentes de modos de reunión: informar, analizar/debatir y decidir, a fin de adaptar su enfoque al modo de reunión requerido.

Al llevar a cabo reuniones productivas con claros objetivos, resultados deseados, agendas y cierres, los gerentes de proyecto obtienen un mayor respeto y confianza por parte de sus grupos de interés.

 

CONCLUSIÓN

El complejo entorno de trabajo de hoy en día crea una “nueva normalidad” en donde la gestión de proyectos tradicional no es suficiente para alcanzar con éxito los resultados deseados.

La conclusión es que se espera cada vez más que los gerentes de proyecto puedan anticipar cuestiones que impactan el progreso del proyecto; a entender las consecuencias de las cuestiones y que acciones ejecutar; a apreciar las interdependencias entre los múltiples flujos de trabajo y otras variables; a prepararse para realidades alternativas y desafíos; y a prever, interpretar y considerar las oportunidades relevantes para ser efectivos a lo largo del camino.

En resumen, los gerentes de proyecto de hoy en día deben tener una mayor conciencia de sí mismos, de los demás y de las situaciones y deberían estar listos para actuar de manera decisiva. Los gerentes de proyecto deben ser líderes así como también gerentes, estrategas así como también tácticos, y socios comerciales así como también servidores comerciales.

 

FUENTES

Kofman, Fred. La empresa consciente. Sounds True, Reimpresión, 2006.

Covey, Stephen R. Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Mango, 2016.

Senge, Peter. La quinta disciplina. Crown Business; Edición revisada y actualizada, 2010.

Lonoff Schiff, Jennifer. “7 habilidades imprescindibles para la gestión de proyectos.” CIO from IDG, 30 de agosto de 2017.

Aston, Ben, “7 habilidades esenciales para la gestión de proyectos en 2018.” The Digital Project Manager, 1° de agosto de 2017.

Harrin, Elizabeth. “15 habilidades que deben tener los gerentes de proyecto.” Strategy Execution, 8 de enero de 2015.

Udo, Nathalie y Koppensteiner, Sonja. “¿Cuáles son las competencias principales de un gerente de proyectos exitoso?” Project Management Institute, Enero de 2004.

Disrupción por aquí, disrupción por allá, disrupción por todas partes… Es la nueva palabra de moda, pero ¿qué significa realmente?

Yo defino la disrupción como la velocidad con la cual se produce el cambio, la aceleración que toma y la rapidez con la que impacta en otras partes del sistema. “El efecto mariposa a la velocidad de la luz”: altera la forma en que vives, la forma en que te relacionas con los demás y la forma en la que haces negocios.

La disrupción puede ser una amenaza para tu empresa si tú eres “quien sufre la disrupción” (piensa en Uber derribando la industria del taxi y el transporte), o puede ser una ventaja si tú eres el “disruptor” (al menos, durante un tiempo). Se han publicado numerosos artículos sobre disrupción, pero sólo encontré unos pocos que hablan acerca de cómo responder frente a ella (especialmente si otros dependen de ti como líder).

Veamos nuevamente el modelo del iceberg incluido en mis artículos anteriores.

Texto: Izquierda: Ser, Hacer, Tener. Derecha: Cambio Transformativo, Cambio Adaptativo.

 

Creemos que la clave para ser capaces de responder frente a la disrupción es observar nuestra consciencia al nivel del “ser”: percatarnos acerca de cómo respondemos cuando somos provocados o reactivos, y cómo recuperarnos con más rapidez cuando estamos siendo provocados; identificar los detonantes y elegir en forma consciente cómo responderemos cuando surjan nuevas situaciones. Estaremos tentados a pensar que conocemos la respuesta, pero podríamos enfrentar un problema que no habíamos encontrado antes.

Necesitamos ser resilientes (término definido como la capacidad de recuperarnos cada vez más rápido) a nivel del “ser” para enfrentar y responder a la disrupción, ya que nuestros egos serán desafiados y estarán en riesgo. ¿Cómo puedes construir una cultura de resiliencia en tú empresa en donde los egos o el apego no se interpongan en el camino? Prepara a tus líderes y empleados para enfrentar cualquier situación que se les pueda presentar.

Analizaremos tres “virus” diferentes que observamos en las empresas que se oponen al desarrollo de esta resiliencia y de la capacidad de responder:

  • Falta de curiosidad, apertura y aceptación del status quo. Llamamos a esto la mentalidad del “sabelotodo” o “fija”.
  • Falta de responsabilidad o propiedad para responder, y velocidad con la que actuamos. Llamamos a esto la mentalidad de la “víctima”.
  • Los peligros de las tareas múltiples (multitasking) y no valorar el poder de enfocarse en una sola tarea a la vez. Llamamos a esto el “multifunción” (o “multitasker”).

 

Falta de curiosidad, apertura y aceptación del “status quo”

 

“Creo que existe un mercado mundial para aproximadamente cinco computadoras”.

— Comentario atribuido a Thomas J. Watson, Presidente del Directorio de International Business Machines (IBM), 1943

 

“No nos gusta su sonido. Los grupos de guitarras ya no van”.

— Decca Records al rechazar a The Beatles

 

“¿Quién rayos quiere escuchar a los actores hablar?”

— Harry Warner, Warner Bros. 1927

 

¿Qué pensaste cuando leíste estas declaraciones? No podemos imaginar nuestras vidas sin computadoras. The Beatles se convirtieron en una de las bandas de música más exitosas de la historia. Y, ¿podrías imaginar películas sin que los actores hablen?

Todos estos ejemplos disrumpieron sus industrias inmensamente. Por suerte, hubo otras personas que creyeron en las computadoras y en The Beatles.

Todas estas declaraciones carecen de curiosidad, lo cual puede ser muy peligroso. ¿Qué hubiera pasado si The Beatles se hubiera rendido luego de hablar con Decca Records?

¿Alguna vez estuviste en una reunión y cuando escuchaste al presentador pensaste “Wow, eso nunca funcionará. Qué idea tan estúpida”?

Un buen ejemplo de esto es la historia de Blockbuster. ¿Los recuerdas? (¡Porque muchos niños de hoy en día no los conocen!)  Netflix se reunió con los ejecutivos de Blockbuster para proponerles una alianza, pero Blockbuster se rio de la idea y no estuvo de acuerdo. El resto es historia.

Imagina cuan diferentes hubieran sido las cosas si se hubieran movido de su mentalidad “fija” y hubieran estado abiertos a una alianza.

Es muy fácil callar a otros porque tenemos una creencia. Ese es el motivo por el cual la mentalidad “sabelotodo” es una mentalidad peligrosa. Creemos que nuestra opinión es la única verdad. Toda nuestra vida nos hemos estado contando historias a nosotros mismos, pero el peligro surge cuando empezamos a creer nuestras propias historias y ya no estamos abiertos a permitir que otras personas tengan ideas.

 

Falta de responsabilidad o propiedad para responder, y velocidad con la que actuamos

 

“Mami, el juguete se rompió”.

“La leche se derramó”

“Él empezó”.

 

Para aquellos que tienen hijos, seguramente estas declaraciones les resulten muy familiares o tal vez podemos remitirnos a nuestra propia infancia. Ahora lee las declaraciones nuevamente. ¿Cómo piensas que se rompió el juguete? ¿Quién derramó la leche? ¿Quién empezó? Esto es exactamente lo mismo que:

“El proyecto se atrasó”.

“La reunión anterior empezó tarde”.

“El departamento Contable no me entregó el informe”.

 

A mayor escala, esto se convierte en un juego de culpas, en donde el enfoque está puesto en quien ocasionó el problema. El derrame de petróleo de BP en el Golfo de México es un buen ejemplo de cómo las diferentes partes no quieren asumir la responsabilidad de lo ocurrido. Y eso se convirtió en un desastre en el manejo de las Relaciones Públicas.

Culpar a las circunstancias externas por algo que ocurrió sin que tú seas parte de ello o en donde no tienes ninguna participación puede ser una buena estrategia de corto plazo para mantener tu ego a salvo, pero de ninguna manera ayudará a tu empresa en el largo plazo.

Mientras todos ustedes están discutiendo a quien culpar, alguien está buscando la solución que necesitas, y es probable que te venzan.

Este nivel de complacencia puede ocasionar una desventaja para tu empresa.

 

Los peligros de las tareas múltiples (multitasking)

Sólo en 2015, 3.477 personas murieron y 391.000 personas resultaron heridas en accidentes de tránsito que involucraron a conductores distraídos.

Durante las horas de luz, aproximadamente 660.000 conductores usan sus teléfonos celulares mientras conducen.

Estas cifras son muy altas y muy preocupantes. Todos lo sabemos, y aun así, lo seguimos haciendo. ¿Cómo puede ser?

En las empresas, las tareas múltiples se han convertido en la norma y ya no son la excepción. Muchas veces es valorado como un activo. ¿Recuerdas tu última reunión? ¿Cuántas personas estaban escuchando y a su vez estaban mirando su teléfono celular? ¿Alguna vez has estado en una conferencia telefónica y al mismo tiempo respondiendo tus correos electrónicos?

Temo que tengo que explotar tu burbuja. La realización de múltiples tareas puede ser muy buena para algunas cosas, pero no puedes aplicarla a todo. La realización efectiva de múltiples tareas es un mito y también es muy contraproducente.

Pensemos en la conducción por ejemplo. En un momento dado, necesitamos concentrarnos en el camino que tenemos adelante, mirar en el espejo retrovisor o en los espejos laterales, controlar nuestra velocidad, aplicar la presión correcta sobre el pedal del acelerador y es probable que también tengamos que mirar el GPS para saber hacia dónde ir. Es posible que seamos expertos en este arte, pero si le agregamos hablar por teléfono, enviar mensajes o discutir con otra persona que viaja en el automóvil, es ahí donde se llega al límite y se torna contraproducente.

¿Cuándo tus tareas múltiples van más allá de los límites?

 

¿Y cómo sigue?

Te invito a reflexionar sobre estos tres virus:

  • ¿Te ves a ti mismo actuando de esta manera? ¿Y a las personas que están a tu alrededor?
  • ¿Puedes pensar en alguna situación en la que estas conductas tuvieron un impacto negativo en las personas o dañaron a la empresa?

En el próximo artículo, detallaremos los antídotos para cada uno de estos virus.

Gráfico: Izquierda:Para las culturas de alta velocidad dentro de las compañías de gran crecimiento, el drama, la resistencia y el remolino son los enemigos para una rápida adaptación. Derecha: Fuerza de resistencia – Drama – Velocidad

 

La velocidad importa en los negocios.

Hoy en día, muchos ejecutivos lideran compañías de alto crecimiento y empresas emergentes. Las empresas propulsadas por la velocidad y los ejecutivos clase A trabajan arduamente para brindar nuevos estándares de rendimiento y manejar mayores niveles de cambio y tensión creativa sin sacrificar la confianza o el impulso. Sin embargo, esto no es un accidente. Estas empresas de alta velocidad y altos niveles de confianza trabajan en forma constante en la dinámica y cultura de su equipo.

Muchos de nosotros sólo somos conscientes de nuestra cultura y su impacto sobre el rendimiento de nuestro equipo cuando tenemos que adaptarnos a algo. La cultura importa cuando hay un problema (por ejemplo, un cambio polémico), de lo contrario, simplemente está ahí. (parafraseando a E.Schein)

Sin embargo, a veces (incluso en el caso de los gigantes comerciales) la continua presión por hacer historia y cumplir con los plazos y compromisos puede dar lugar a fallas. A pesar de las constantes buenas intenciones y de los impresionantes logros de las personas que integran el equipo, sus miembros pueden, lógicamente, quedar atrapados en un “remolino” contraproducente, de conflicto cognitivo (causando fuerzas de resistencia) y conflicto afectivo (causando fuerzas dramáticas / gravitacionales).

En física, la velocidad, la eficiencia y el impulso se ven afectadas negativamente por la resistencia. Cuanto más rápido se avanza, mayor la resistencia que se crea.Incluso pequeños cambios en la resistencia pueden crear grandes diferencias en el rendimiento.

En el mejor de los casos, “el drama, la resistencia y el remolino» pueden:

  • Distraer y desviar la energía del equipo de las actividades con mayor valor agregado.
  • Desacelerar el potencial de impulso adicional (es decir, la velocidad máxima).

En el peor de los casos, “el drama, la resistencia y el remolino” pueden:

  • Debilitar la eficiencia del equipo y el éxito final de su objetivo de negocio.

Según una investigación realizada por Gallup, anualmente  las empresas registran una pérdida de productividad de aproximadamente US$350.000 millones debido a conductas negativas (por ejemplo, remolino, toxicidad). Otra investigación indica que los gerentes dedican más del 40 por ciento de su tiempo a lidiar con el conflicto, el drama y la tensión insalubre.(Fuente: http://powerofted.com/the-costs-of-drama/)

Es probable que los métodos habituales (predeterminados/de reacción) para responder a este tipo de tensión/resistencia no ayuden a recuperar el impulso colaborativo o no ayuden a su empresa a recuperarse con la suficiente rapidez. En estos casos, la gravedad se convierte en la fuerza abrumadora que obliga a su empresa a detenerse por completo.

En lugar de métodos predeterminados de difusión de conflictos, los equipos y culturas de alta velocidad intentan mantenerse por encima del drama, la resistencia y el remolino en forma más efectiva, mediante un conjunto de mecanismos compartidos tendientes a reducir la resistencia (por ejemplo, herramientas, habilidades, mentalidades). Para mantener la velocidad, constantemente ponen en práctica estas herramientas (ver el gráfico inferior), en particular en los momentos críticos cuando pareciera ser que no hay tiempo para detenerse y practicar.

 

 

¿Qué es lo que está creando drama, resistencia y remolino en su empresa?

Como líderes, tenemos el poder de transformar la cultura de nuestras empresas. La cultura, o el consenso general acerca de “cómo hacemos las cosas en este lugar”, afecta nuestra empresa en todo sentido. Afecta la productividad, la efectividad, la satisfacción del empleado e incluso nuestros resultados económicos.

Una forma clave en la que cada uno de nosotros puede realizar un cambio significativo en la cultura es a través de nuestras interacciones diarias: una conversación a la vez. Podemos levantar el ánimo y la energía de nuestra gente y empoderarla para “ser el cambio” de una cultura consciente, sin miedo al fracaso, a ser juzgada o a las repercusiones.

Y si esto no fuera suficiente, existen muchísimas pruebas de que esto multiplicará los resultados de tu empresa por diez.


Fuente: Firms of Endearment de Raj Sisodia

¿Qué quieren los líderes?

Los líderes de todos los niveles, ya sea un líder de un equipo, función, regional o de una compañía, quieren resolver los problemas de negocio con la menor distracción y lo MÁS RÁPIDO posible. Si bien su enfoque particular podrían ser los asuntos de productividad, efectividad, velocidad o la falta de innovación, todos quieren un cambio práctico y factible que coseche resultados desde el inicio.

Algunos líderes vinculan los problemas de su empresa con la cultura. Si lo hacen, quieren saber cómo aumentar el sentido de pertenencia y compromiso que tiene su gente y como empoderarlos. Otros líderes aún no han hecho la conexión de que este pegamento intangible e invisible podría ser la clave para un éxito mayor.

¿Qué quiere la gente?

La mayoría de las personas llegan a su lugar de trabajo deseando hacer un buen trabajo. Quieren sentirse satisfechos, realizar aportes útiles y sentir que su esfuerzo hace la diferencia. Al mismo tiempo, quieren sentirse valoradas por su compañía. ¿Puedes imaginarte el poder que tendría si los líderes pudieran brindar este tipo de ambiente laboral en donde el cambio se sienta importante y factible para cada persona dentro de la empresa? ¿Puedes imaginarte cuán rápido podrían avanzar las cosas?

¿Pueden conseguirlo?

La gran pregunta es: ¿podemos lograr esto?
La solución es resaltar las interacciones a través de un aumento de la calidad de los intercambios entre los seres humanos que forman parte de ese lugar de trabajo. Queremos cautivar el corazón y la mente de nuestros empleados a través de una conversación real entre personas. Éstas tienen que ser conversaciones en las que se sientan escuchados y sientan que pueden expresar su propia verdad en forma segura.

Pasamos largas horas considerando los aspectos técnicos de nuestro trabajo, pero no encontramos el “momento” oportuno para mantener las conversaciones que cambian el juego : aquello que realmente creará una mejora productiva, aquello que realmente ofrece a las personas su propio poder para lograr una diferencia.

Una conversación puede hacer un milagro; ¡simplemente no podemos creerlo!

Ahora, ¿cómo cierras la brecha? ¿Qué pasaría si pudieras aumentar la productividad aunque sea 1 por ciento? ¿Cuánto sería eso en un trimestre? ¿Y en un año?
Esto puede suceder a través del empoderamiento, la construcción de la pertenencia y la participación de las personas; así, el cambio ocurre rápidamente.

Crear un ambiente de conversación poderosa.

¿Cómo manejas un caballo salvaje? No lo haces. Cuidas su entorno y su salud en general para que pueda ser él mismo. Sucede lo mismo con nosotros, los humanos. Un entorno adecuado que satisfaga nuestras necesidades físicas y psicológicas nos permite dar un paso adelante y adueñarnos de nuestras tareas, para poner toda la atención y energía en nuestro trabajo. Entonces, como líderes, podemos crear un espacio en donde las personas se sientan confiables, en donde puedan sentirse que pueden dar lo mejor de sí y ser apreciadas por eso, y sentir que pueden expresarse y aportar su experiencia y que sus opiniones son escuchadas. En el caso de los seres humanos, la clave para dinamizar las comunidades actuales reside en la calidad de nuestras interacciones y en el bienestar interno: una conversación a la vez.

Cambiar la cultura: una conversación a la vez.

No estamos hablando de una conversación pasada sino de una interacción reflexiva y auténtica: no de una transmisión automática. Las conversaciones que realmente causan un impacto son aquellas de corazón a corazón, en donde se analiza algo que importa.

La consciencia significa salir de lo automático y entrar en conversaciones auténticas sobre lo que realmente ocurre. Pon el “botón de pausa” y concéntrate realmente en lo que dices. Ejerce tu elección cuando se trata de tus interacciones. Todo esto parece engañosamente simple pero es difícil de hacer. Pero cada vez que intentes hablar con las personas de una manera diferente, eso hará la diferencia. Imagínate si cada conversación fuera un 1 por ciento más auténtica. Sólo ese pequeño cambio puede tener un impacto enorme. Imagínate cómo eso podría sumar en un trimestre… o en un año.

¿La gente se siente realmente empoderada por eso?

El feedback que hemos recibido de un cliente respecto de cómo las “conversaciones conscientes” funcionan en la práctica, identificó qué papel tiene el empoderamiento de las personas. A diferencia de la mayoría de los programas corporativos que le dicen a la gente cómo cambiar, esta forma de transformar la cultura coloca el poder directamente en las manos de la persona. En lugar de esperar a que los demás den el primer paso, para que “ellos” actúen, con conversaciones más poderosas, la decisión y la acción están en manos de la persona.

Dotadas con una nueva visión de auto responsabilidad, las personas pueden hablar y aumentar el entendimiento mutuo respecto que lo que les concierne y qué puede mejorarse, cambiarse o solucionarse. Cuando esto ocurre, se producen las conexiones.

Además del empoderamiento, con las conversaciones puedes seguir aprendiendo, puedes seguir aumentando tu confianza y puedes volver a hacerlo si no sale tan bien. No se trata de un simple cambio sino de una curva de aprendizaje humano que se desarrolla. Como un músculo usado, nos sentimos mejor al quitarnos las máscaras inútiles que hemos aprendido a usar.

Algo que escuchamos reiteradamente decir a las personas, es que cuando sus líderes preguntan y escuchan a las personas en forma auténtica, al expresar sus miedos, esperanzas, ideas y aportes, se sienten más alentadas y valoradas. La magia es que el gerente está más empoderado para los cambios duros, ya que se conecta con el corazón de los miedos y las preocupaciones de la gente. Entonces las personas se sienten menos solas en épocas turbulentas. Simplemente ayuda saber que a los demás les importa, escuchar que no están solas, que se les pida que se expresen y que se sientan realmente escuchadas.

¿Dónde está nuestra prueba de mejores resultados multiplicados por 10?

Puede parecer contradictorio pasar tiempo hablando acerca de cómo lograr mejores resultados comerciales, pero si funciona. Hay un montón de pruebas. Un cliente de Axialent, una importante empresa farmacéutica, realizó una valuación independiente de sus talleres de “cambiando la cultura, una conversación a la vez” pidiéndole solamente a 15 de los cientos de gerentes que participaron que evalúen el impacto. Cuantificaron un importante y mensurable impacto positivo de más de $100 millones en los primeros 12 meses.

La mejora en la toma de decisiones, una mejor comunicación entre los integrantes del equipo y una interacción más fluida dentro de los límites de la empresa se mencionaron como factores causales.

Algunos años después, aún escuchamos decir que el programa demuestra su adherencia.

En resumen…

Transformar la cultura, una conversación (consciente) por vez, tiene sentido comercial. Tiene sentido común.
Conseguirás:

  • Una mejor cultura de la compañía. Resultados en minutos, no en meses. Cambio real, factible y relevante.
  • Las personas pueden realizar el cambio con sus propias manos. Lo hacen para sí mismas.

Hay muchas maneras de cambiar la cultura en una empresa, pero la transformación real proviene de que su gente haga algo diferente, adoptando nuevas conductas, cambiando la forma en que mantiene las conversaciones y de cómo interactúan entre sí.

Para poder cambiar algo, necesitamos entender cómo se creó, cómo se moldeó y cómo se influenció. Existen tres factores de influencia que impulsan la cultura: comportamientos, sistemas y símbolos.

Comportamientos

“Lo que haces habla tan alto que no puedo escuchar lo que dices.”

— Ralph Waldo Emerson

Muchas empresas publican sus valores y su misión en su sitio web. Los presentan a la empresa de una manera muy bonita. Sin embargo, se tornan obsoletos si los líderes y las personas de influencia no dan el ejemplo. Las personas de la empresa copiarán los comportamientos de sus líderes para ser como ellos y crear un sentido de pertenencia, con la creencia de que ejercer dichos comportamientos los ayudará a encajar en la empresa y ser existosos. Aprendemos esto mirando a nuestro alrededor, principalmente hacia nuestros líderes. ¿Qué conductas los ayudaron a llegar a la cima? Todo se convierte en símbolos que analizaremos más adelante. Por sí mismos, los comportamientos son una de las herramientas más poderosas con las que cuentan los líderes para diseñar y cambiar la cultura. Si los líderes y las personas de influencia son capaces de cambiar sus propias conductas y vivir más alineados con los valores declarados, la gente podría hacerlo con mayor rapidez.

Si como líder observas que la gente no muestra los comportamientos que te gustaría ver en la empresa, tendrás que primero mirarte a ti mismo y preguntarte: “¿Qué estoy haciendo yo (y mis colegas) que podría hacer que otros crean que estos son los comportamientos correctos?” Lo interesante es que todos somos líderes o un ejemplo para alguien más dentro de la empresa. Entonces, al final, todos podemos hacer algo al respecto. Lo sé, lo sé… quizás te estés preguntando porqué todo se remite a ti. Recuerda la mentalidad del Protagonista: “Si te afecta, es tu problema”. La pregunta es: ¿Cómo puedes hacer frente al desafío?

¿Recuerdas los agentes secretos del cambio del artículo anterior? Entender cómo los comportamientos influencian la cultura es una buena manera de generar un cambio.

¿Cómo puedes ser el ejemplo a seguir de los comportamientos que te gustaría ver en la empresa?

Sistemas

Estos se relacionan con todos los procesos que tienes en marcha dentro de tu empresa. Algunos podrían estar basados en decisiones históricas y otros podrían ser más recientes o surgir de la necesidad. ¿Cómo se mide el éxito dentro de la empresa y cómo se informa? ¿Qué procesos de RR.HH. se encuentran vigentes, cómo se define la remuneración y en qué se basa el programa de bonos? ¿Cómo se asigna el presupuesto? Estos son todos ejemplos de los sistemas en juego. Los sistemas están profundamente arraigados en una empresa y puede ser difícil modificarlos. La pregunta para cambiar la cultura hacia los comportamientos que necesitas nunca debería ser respecto de los sistemas que actualmente tienes, sino sobre los sistemas que necesitarás dentro de dos o tres años. Tienes que pararte en el futuro. Una vez que estés ahí, mira para atrás para definir el plan para llegar hasta ese lugar.

¿Dónde ves una oportunidad para un cambio sistémico en tu empresa a fin de crear la cultura que necesitas? Si tuvieras una varita mágica:

  • ¿Cómo sería recompensada la gente?
  • ¿Cuál sería el proceso para asignar los presupuestos?
  • ¿Cómo se tomarían las decisiones?
  • ¿Hay algún otro sistema que sea crítico para tu empresa?

Símbolos

Esto es lo más visible y reconocible. Cuando ingresas a un edificio de oficinas, puedes tener una primera idea de la cultura al observar la gente en el trabajo, cómo están organizadas las cosas, quién está en cada lugar, qué ves en las paredes, los lugares de estacionamiento, los espacios de las oficinas y cómo las personas se comunican entre sí.

Otros símbolos significativos incluyen la forma en que se asigna un presupuesto, cómo se invierte el tiempo, quien asciende y quién no, y como se celebran los logros. ¿Son personas o equipos? ¿Qué valores y que resultados se toman en cuenta? ¿Algo de esto suena familiar?

Uno de los símbolos más relevantes es la historia o las historias que se comparten. Como en cualquier otra comunidad (desde nuestras tribus ancestrales hasta la actualidad), a menudo compartimos historias acerca de cómo se crearon las cosas y quien tuvo éxito (aún a través de la creación de mitos). Compartimos historias que son graciosas e historias sobre fracasos. Compartimos aprendizajes, y muchas veces hablamos de casos y personas. Creamos símbolos, ideas, mitos y un futuro basado en la historia. Uno de los activos más poderosos para el cambio cultural podría ser cuáles son las historias que se comparten en la empresa. Cuando se vinculan con el cambio de comportamiento los nuevos sistemas, todo se une, teniendo sentido para la gente de forma más rápida y efectiva.

¿Cuáles son algunos de los símbolos en tu empresa? ¿Cómo pueden ser modificados a fin de lograr la cultura que necesitas?

¿Cuáles son las principales historias que se cuentan? ¿Cómo esto conduce a la cultura que deseas? ¿Qué historias pueden empezarse a contar?

Al trabajar con una importante compañía de tecnología, descubrimos como las conductas, sistemas y símbolos podrían ser una gran fuerza en juego dentro de una empresa. Uno de los principales objetivos para el año era alinear la compañía con un nuevo conjunto de valores y crear una “única compañía”. Analizamos todos los diferentes comportamientos que se necesitarían o se cambiarían para alinear con cómo se vería esa “única compañía”. Mayor colaboración, apertura, escuchar y compartir son todas características de los nuevs comportamientos. Sin embargo, a los empleados les resultaba difícil cambiar, y teníamos curiosidad por conocer que era lo que se interponía en el camino.

La empresa tenía una estructura altamente matricial. Los empleados tenían múltiples relaciones de subordinación. Un gerente podría ser realmente bueno como modelo a seguir respecto de los nuevos comportamientos mientras que otro volvería a sus formas “antiguas, más jerárquicas”. Un segundo nivel era que el plan de remuneración y de bonos se basaba íntegramente en el rendimiento individual, lo que creaba un conflicto de intereses. Por una parte, había un pedido de colaboración e intercambio, pero esto posiblemente pondría en riesgo el bono de alguna persona ya que el intercambio o la colaboración podrían no arrojar los mismos resultados. ¿Por qué tomar este riesgo?

Por último, había algunas restricciones estrictas respecto del tipo de computadoras y teléfonos que un empleado podía usar; sin embargo, al mismo tiempo, muchos de los líderes tendían el equipo “prohibido”, lo que hacía todo muy confuso.

A partir de este ejemplo, es fácil ver cómo los comportamientos, sistemas y símbolos podrían tener un impacto significativo sobre la cultura de una empresa, y cómo necesitamos vincular a los tres y trabajar en todos ellos para crear un cambio de cultura efectivo.

Una vez que los líderes ven lo que explicamos hasta ahora, dicen, “Necesitamos un proyecto de cultura”. Esto es algo que podrías decir en tu mente. Y sí, hay un montón de cosas que puedes hacer para influir en la cultura, pero el cambio cultural no es solamente un proyecto.

Esta es otra fuerte creencia o mito.

Así como nos precedieron los griegos, egipcios y romanos, también lo hizo la cultura de tu empresa. La cultura ya estaba allí cuando llegaste, y continuará mucho después de que te vayas.

La cultura es un proceso interminable para definir y redefinir quien eres como empresa, y encontrar nuevas formas de hacerlo realidad en nuevos contextos, con nuevas personas, enfrentando diferentes desafíos. Siempre estás diseñando la cultura, y puedes realizar una cantidad significativa de cambios en un corto plazo. Puedes llamarlo un proyecto si deseas “impactar” los sistemas para hacer frente a grandes desafíos y obtener un presupuesto y enfoque específicos. Sin embargo, la cultura, como un concepto y como un todo, continuará evolucionando. Tendrá que ser considerada más allá del cronograma previsto, y no habrá un día en que digas, “¡Lo logramos!”

Tener esta mentalidad cambiará la forma en que piensas respecto del cambio de cultura.

Algunas preguntas para pensar:

  • ¿Cómo percibo y enfrento las necesidades que trae aparejadas el cambio de cultura?
  • ¿Cómo hablan los líderes y las personas de su empresa acerca de la cultura en general? ¿Entienden lo que significa y lo que requiere?
  • ¿Y qué me pasa a mí mismo cuando leo estas palabras?
  • ¿Cuáles serían los comportamientos de liderazgo, sistemas y símbolos que son facilitadores de lo que quieres y necesitas? ¿Cuáles podrían ser bloqueadores?
  • ¿Qué historias se cuentan en la empresa que podrían estar bloqueando su capacidad de cambiar rápidamente?

La planificación estratégica consiste en establecer metas e indicadores clave de desempeño, ¿correcto? Si su proceso de planificación es principalmente un ejercicio financiero, es posible que se esté perdiendo la mayor ventaja derivada de la planificación, es decir, la creación de una cultura de equipo efectivo.

Actualmente, gran parte de la planificación estratégica se basa en conversaciones y elecciones que guiarán el enfoque de la empresa durante un período de uno a tres años. Puede derivar en hojas de cálculo con indicadores de rendimiento u objetivos a cumplir por parte de las divisiones, equipos y personas. Éstos en su conjunto son elementos importantes para impulsar la transparencia en cuanto a la dirección y el enfoque del negocio, pero por sí solos no arrojarán resultados.

Con el mismo grado de importancia, el proceso de planificación puede utilizarse para impulsar las mentalidades y conductas adecuadas que sustentan los objetivos y resultados de negocios del mundo real. Por sí solas, las metas e indicadores de rendimiento adecuados no garantizan que la gente colaborará en forma eficaz para su logro. Al planificar la estrategia, la colaboración adopta la forma de diversos debates.

La planificación estratégica incluye conversaciones, o una serie de conversaciones, y una mirada del negocio a través de diferentes lentes con el fin de definir áreas de oportunidad de crecimiento. Las conversaciones, debates y elecciones tienen que producirse sobre la marcha. ¿Cómo analizamos la situación actual del negocio? ¿Cuáles son las implicancias del mercado actual sobre nuestro negocio? Asimismo, las charlas son necesarias para definir los riesgos y asignar responsabilidades y plazos para las tareas.

Las conversaciones arrojan luz sobre la forma en la cual la gente trabaja conjuntamente. Como tal, el proceso de planificación estratégica puede ser una buena forma de trabajar sobre las conductas que pueden mejorar la efectividad de las personas y equipos. En una palabra, la planificación estratégica es un reflejo de la cultura de una empresa.

Por ejemplo, recientemente trabajamos con el equipo de liderazgo senior de un productor minorista global. Lo que observamos fue que en sus reuniones cada persona presentaba su opinión respecto de un tema pero los demás no realizaban ninguna pregunta. Era como si cada persona exponía su punto de vista como un hecho y le hablaba a las otras personas más que con las otras personas. Les planteamos nuestra observación acerca de su fuerte apego a sus puntos de vista y el obstáculo que esto implicaba sobre su capacidad de avanzar, crear una dirección y tomar decisiones respecto de la estrategia futura. Les presentamos la idea de que realizaran más preguntas entre ellos en lugar de que sólo plantearan su opinión. Con este enfoque, inmediatamente empezaron a descubrir posibilidades previamente inexistentes. El resultado fue una mayor colaboración y creatividad a medida que fueron construyendo sobre las ideas del resto. Pudieron lograr en minutos lo que no pudieron hacer durante los seis meses de conversaciones previas.

La cultura puede definirse simplemente como la forma en que una persona percibe la necesidad de actuar a fin de ser aceptada y tener éxito dentro de la empresa, división y/o equipo. Es la manera en la que la gente comparte modalidades comunes de conducta y opiniones en el lugar de trabajo.

Los equipos comparten normas de cultura organizacional y tienden a desarrollar características adicionales como equipo, generalmente impulsados por las creencias y conductas del líder.  A menudo, la cultura no es algo que se desarrolla conscientemente; por lo tanto, los malos hábitos pueden no controlarse y disminuir el impacto de las personas, los equipos y la empresa.

Por ejemplo, cuando se presentaron nuevas ideas durante una reunión con una empresa consultora internacional, la reacción común fue que esas ideas no eran congruentes con la forma en que normalmente hacían las cosas. Esto mostró una mentalidad fuertemente sesgada por sus acciones previas, aun cuando estas acciones ya no producían resultados.

 

 

Tres obstáculos de la planificación estratégica

 A continuación, se presentan tres conductas habituales que se convierten en obstáculos de la planificación estratégica. En general pasan inadvertidas, ya que los equipos se enfocan solo en la cultura o en el contenido de sus conversaciones y no en cómo las mantienen.

 

  1. Foco en echarle la culpa a lo que no funciona.

La planificación estratégica requiere enfrentar problemas que pueden significar un riesgo para el negocio. Al enfrentar el riesgo, la gente muchas veces recurre a explicar situaciones mediante el uso de factores que están fuera de su control. Esto le permite a la gente ser inocente al enfrentar las consecuencias del riesgo, pero también los deja sin poderes para abordarlo.

Al percibir un resultado riesgoso, la gente recurrirá a la economía, la infraestructura de su compañía, las decisiones tomadas por otras personas, el producto incorrecto en el momento incorrecto, la mala ejecución, etc., para explicar su situación. Todas pueden ser cuestiones fácilmente entendibles, ya que realmente existen. Sin embargo, si echarle la culpa a las cuestiones anteriores se convierte en el lente a través del cual un equipo planifica la estrategia, entonces, para lograr el éxito, el equipo requiere que estas mismas cuestiones no existan. Como tal, el equipo se convierte en una víctima de las circunstancias fuera de su control y su capacidad de respuesta es limitada.

Al trabajar con una compañía de software global, el equipo de liderazgo se enfocó en la incapacidad de superar las fuerzas disruptivas del mercado que amenazaban su capacidad de crecer. Este diálogo prosiguió durante un tiempo sin ninguna investigación acerca de que era lo que realmente los frenaba a responder a la cuestión en forma más exitosa. Percatamos a los líderes que su mentalidad estaba enfocada en factores externos fuera de su control contra cualquier consideración de lo que podían necesitar aprender como equipo para enfrentar las disrupciones. Tan pronto como la conversación se enfocó en su capacidad de responder, las posibilidades comenzaron a fluir en la conversación. Les dieron prioridad según el tiempo y los recursos, y diseñaron una nueva estrategia para convertirse en una empresa con un conocimiento más sólido. Esto resultó en enfoques proactivos para identificar qué era lo que más necesitaban aprender y luego implementar nuevas tácticas basadas en estos conocimientos.

La alternativa a esta mentalidad de víctima es enfocarse en cómo responderá el equipo en relación con los desafíos que enfrenta, incluso cuando los desafíos están fuera de su control. Esto exige reconocer que es lo que necesitan las personas, los equipos y la empresa para aprender a enfrentar sus desafíos. A través de esta lente potenciada, los equipos tomarán consciencia de las oportunidades que no podrían ver desde su victimismo.

Por ejemplo, los miembros del equipo pueden analizar su situación y determinar que no cuentan con los recursos o el presupuesto necesarios para lograr sus objetivos deseados. Una alternativa es enfrentar la verdad de que el equipo puede no saber cómo hacerlo, dados los recursos y el presupuesto con los que cuenta. Con esta última mentalidad, los equipos se amparan en que está bajo su control. Luego pueden enfocar su tiempo y atención en buscar la información y el aprendizaje necesarios para lograr sus objetivos en lugar de enfrentar la impotencia que resulta cuando el enfoque se pone en lo que está fuera de su control.

 

  1. Conversaciones que giran sobre su eje y no llegan a ningún lugar.

Los equipos generalmente ponen su énfasis y energía en el contenido de sus debates sin tener en cuenta la eficacia acerca de la manera en que mantienen dichos debates. Un resultado común es que los equipos inician las conversaciones sin un plan respecto de cómo mantenerlas en forma eficaz y en consecuencia mantienen deliberaciones que siguen y siguen sin resolverse.

Recientemente trabajamos con el equipo de liderazgo de una compañía incluida en Fortune 100 que necesitaba restructurar su negocio para enfocarse en las áreas clave que darían lugar al crecimiento. Para hacer esto, necesitaban decidir que partes del negocio debían liquidar. Muchas partes arraigadas del negocio habían contribuido al crecimiento en el pasado pero ya no lo hacían. En cambio, la compañía estaba empleando valiosos recursos y capital que podía extenderse a nuevas áreas.

Las idas y vueltas eran interminables. La gente defendía un área de negocios por sobre otra, compartía los motivos por los cuales cada unidad debería mantenerse o por los que otra nueva área de negocios debería recibir mayores inversiones. El equipo no podía detener el intercambio de opiniones y tomar decisiones importantes acerca de dónde invertir y qué liquidar para avanzar.

Estas conversaciones interminables dieron paso a la frustración entre los miembros del equipo. Sentían que su participación no conducía a ninguna parte. La gente planteaba sus opiniones acerca de una cuestión pero no sabía cómo ni cuándo dejar de debatir de modo de poder cambiar a la modalidad de toma de decisiones.

Todas las conversaciones en materia de planificación estratégica pueden encuadrarse dentro de una de las tres categorías siguientes:

 

  • Informar — El objetivo es informar algo a la gente. No se requiere adoptar ninguna decisión ni realizar un análisis o mantener un debate. Es asegurarse que la gente entienda el tema que se presenta y estén alineados en su comprensión.
  • Analisar y debatir — El objetivo es reunir las opiniones y puntos de vista de los participantes para enriquecer su entendimiento y sus posibles respuestas.
  • Decidir — Una vez presentado y analizado el tema, las opciones se tornan claras y se puede tomar una decisión respecto de cuál es la mejor opción para la situación.

 

Si un equipo puede definir cuál es el tipo de conversación que necesita mantener, puede responder más fácil (por ejemplo, puede verificar el entendimiento, reunir opiniones, debatir soluciones y finalmente decidir entre dos o más opciones).

Sin esta transparencia, un número de participantes puede estar en diferentes modalidades de conversación al mismo tiempo. Mientras que una persona cree que el objetivo es recibir información, la otra cree que tendrá lugar un debate y otra cree que se debe tomar una decisión. Esto genera confusión y frustración, lo cual impacta sobre la eficacia respecto de cómo los equipos planifican la estrategia.

De hecho es posible que sea necesario que ocurran las tres modalidades, pero las tres nunca deberían ocurrir al mismo tiempo. La concientización sobre su secuencia y la participación consciente en línea con la modalidad apropiada pueden lograr conversaciones de planificación más efectivas y fáciles de manejar.

 

  1. Dificultad para tomar decisiones.

Del mismo modo en que los equipos pueden quedar atrapados en conversaciones que parecen no tener fin, también pueden paralizarse con la necesidad de tomar decisiones. Esto generalmente ocurre cuando los equipos no pensaron cómo harán para tomar la decisión.

Volviendo al ejemplo de la compañía que necesita restructurar su negocio para enfocarse en áreas clave que crearían crecimiento, intervenimos con un modelo de reunión de debate y toma de decisiones que brindó al equipo una forma estructurada para compartir opiniones y luego crear opciones transparentes entre las decisiones que podrían tomarse. Dado que ahora existía un método transparente para tomar una decisión, el equipo fue capaz de decidir y orientarse a una dirección que había sido eludida durante los últimos dos años. Sus elecciones resultaron en inversiones en nuevas áreas mientras que preservaron los ingresos de áreas más antiguas del negocio. El resultado ha sido un retorno al crecimiento que iguala a sus competidores e incluso la ubica en una posición de liderazgo en su área clave.

El proceso de toma de decisiones requiere un método u hoja de ruta transparente y claro. Todas las decisiones son una elección entre dos o más opciones. Sin embargo, si los derechos en materia de toma de decisiones no se hacen explícitos desde el comienzo, los equipos tendrán problemas para tomar decisiones importantes ya que nadie tiene en claro quien tiene derechos de decisión y cómo serán implementados los mismos.

Por ejemplo, la toma de decisiones puede producirse de diferentes maneras. Puede ser tan simple como que el líder de equipo tome la decisión final. O quizás el líder desea que el equipo debata y luego el líder tomará la decisión. O tal vez el equipo debata y el equipo decida, lo cual requiere el uso de técnicas de construcción de consenso u otra modalidad de toma de decisión grupal, como por ejemplo una votación. Además, un líder podrá decidir que el equipo debata la cuestión, pero un único miembro del equipo será quien decida, ya que la cuestión pertenece a su área de experiencia. Finalmente, el líder puede simplemente pedirle a otro miembro del equipo que decida.

Cualquiera de estos métodos aporta claridad respecto de cómo se tomarán las decisiones, y si se opta por uno de estos al inicio de la conversación, entonces la toma de decisión podrá ser más rápida, y evitar que el equipo se paralice frente al proceso.

La forma en que los equipos responden a su situación, donde eligen poner el foco y cómo mantienen las conversaciones y toman las decisiones es el reflejo de las normas culturales dentro de un equipo y/o empresa.

Al tener conocimiento de estas áreas, los equipos pueden participar conscientemente en el proceso de planificación y lograr resultados más efectivos. Así, el proceso de planificación se convierte en la oportunidad perfecta para reflejar “cómo” hacemos las cosas y “qué” intentamos lograr. Al enfocarse proactivamente en el “cómo”, los equipos y empresas pueden construir culturas de colaboración más efectivas.

Ahora que hemos desmitificado la creencia de que todos tienen que estar a bordo para iniciar un proceso de transformación cultural, agregaremos una capa adicional a dicha creencia: la creencia o el mito de que dicho proceso debe iniciarse desde arriba, con la participación de la mayoría de los líderes senior, el CEO y el Comité Ejecutivo.

¿Pero realmente es así?

Desde ya que es un escenario ideal contar con la participación de los líderes de mayor rango de su empresa en el desarrollo del proceso de transformación cultural, los líderes que modelan las conductas de la cultura deseada y están plenamente involucrados en el proceso. En nuestra experiencia de ayudar a las compañías globales en su transformación cultural, esto sólo ocurre en la mitad de los casos.

Recuerden la historia del artículo anterior sobre la importante empresa productora y cómo nos involucramos con un único equipo al comienzo. Los otros equipos advirtieron esto y se comprometieron con el equipo de RR.HH. para armar equipos con sus propios programas de desarrollo de liderazgo, y lentamente el cambio de cultura en la empresa comenzó a tornarse más y más obvio. Después de trabajar durante cuatro años con diferentes equipos, unidades de negocios y líderes, el CEO comenzó a advertirlo. El desempeño general de la empresa siguió mejorando, y se percató de que la nueva cultura organizacional era el motor de esto. Actualmente, el directorio de la empresa, incluido el CEO, se está embarcando en su propio viaje de desarrollo de liderazgo a fin de llevar la transformación cultural a otro nivel. Este programa se transmitirá a otros líderes de la empresa que aún no han participado. El equipo de RR.HH. nunca perdió de vista su deseo de cambiar la cultura, pero enfocó su energía en aquellos que deseaban participar, y finalmente impactó en más de 56.000 empleados.

¿En vez de enfocarse en aquellos que no están a bordo (por ejemplo, su CEO), cómo pueden enfocarse en aquellos que sí lo están? Tal como en el caso de los innovadores y pioneros, ¿pueden encontrar un líder o un equipo que tenga la energía, el compromiso y la avidez para emprender algo nuevo? Cuanto más se enfoquen en quienes están a bordo en vez de en quienes no lo están, tendrán más probabilidades de ver a aquellos que están y seguramente serán más de los que se imaginaban. Sólo que no los vieron.

Piensen en cuando se decidieron a comprar un nuevo auto por ejemplo. De repente, son mucho más conscientes de los autos que están a su alrededor, los colores, los que quieren, los que no les gustan, el modelo, la marca. Ven todos esos autos diariamente cuando viajan, pero cuando realmente se enfocan en ellos, son más conscientes de los mismos.

Este tipo de pensamiento los convertirá, en lo que nos gusta llamar, un agente secreto. Su gran objetivo es que la empresa se embarque en un proceso de transformación cultural. No contar con los líderes más altos a bordo puede parecer una misión imposible. Incluso cuando comiencen con un solo líder, un único equipo o una unidad de negocios, nunca perderán de vista este objetivo final.

Estas son algunas para preguntas para reflexionar:

  • ¿Dónde enfocan su atención? ¿Su atención ayuda a lograr sus objetivos o impide el logro de los mismos?
  • ¿Qué es lo que ya está pasando en su organización que no está siendo destacado?
  • ¿Qué historias son esenciales y no se están contando?

Consulte nuestras publicaciones anteriores sobre transformación cultural:

  • Cambio de cultura: Hágalo más simple. Hágalo posible.
  • ¿Todos a bordo? El tren de la cultura no necesita estar lleno para partir de la estación